Office Management (w/m/d)

Wer wir sind

2006 in Berlin gegründet, ist die xailabs GmbH ein Innovationslabor für Informationstechnologien, Kommunikations- und Interaktionskonzepte der Zukunft. Als Kreativort forschen und entwickeln wir an den Schnittstellen der heutigen und zukünftigen Kommunikation in den Anwendungsgebieten Mixed Reality und Machine Learning.

Wir sind ein interdisziplinäres Team aus Künstlern, Designern, Strategen, Psychologen, Softwareingenieuren und Ökonomen, die an den Schnittstellen von heutiger und zukünftiger digitaler Interaktion forschen und entwickeln.

 

Dein Profil

Du bist der wesentliche Schlüsselkontakt am Empfang für unsere Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister.

Deshalb überzeugst du mit deinem freundlichen und zuverlässigen Auftreten, gepaart mit einer sehr guten Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache. Zudem ist für dich ein verbindlicher und professioneller Umgang mit allen Kontakten am Telefon, im Schriftverkehr oder in der persönlichen Interaktion selbstverständlich. Ein hohes Maß an Integrität, Eigeninitiative, Mitdenken in der Prozessoptimierung sowie Team- und Kooperationsfähigkeit runden deine Persönlichkeit ab.

Du hast eine Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, als Teamassistenz oder in einem Sekretariat. Außerdem bringst du erste Berufserfahrung und Grundkenntnisse im Personal- und Rechnungswesen mit.

 

Deine Aufgaben sind

I. Büroorganisation

  • Telefonannahme, Empfang
  • Bearbeiten des Posteingangs (E-Mail, Post, Hauspost, Telefax etc.)
  • Verwaltung und Organisation von Büromaterial sowie Medien- und Moderationsmaterial
  • Ablageorganisation für Print und Digital
  • Vorlagen bereitstellen und aktualisieren
  • Pflege des Expertenpools (IT, Designer, Projektmanager etc.)
  • Informationsmanagement: Ablageorganisation, Wiedervorlage
  • Vorbereitende Buchhaltung und Verwaltung der Kasse, Rechnungen erstellen
  • sehr gute EDV-Kenntnisse (Microsoft Office)

II. Terminkoordination

  • Empfang und Bewirtung von Besuchern
  • Termine finden, abstimmen, koordinieren
  • Termin Koordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen
  • Fristen überwachen
  • Reiseplanung, Buchungen und Abrechnung
  • Unterstützung bei der Organisation von firmeninternen Veranstaltungen

III. Assistenz der Geschäftsleitung

  • Protokollführung bei Besprechungen
  • Terminkoordination und Erinnerungen

IV. Informationsmanagement

  • Pflege der Inhalte der Unternehmenswebsite
  • Pflege Social Media Seiten
  • Interne Terminankündigungen

 

Wir bieten

  • Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Berlin mit optimaler Verkehrsanbindung
  • Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem agilen Umfeld
  • Ein motiviertes, dynamisches Team mit kollegialem Zusammenhalt
  • Fahrtkostenzuschuss bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
  • Interne Weiterbildungsmöglichkeiten

Das ist Dein Profil?

Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen am besten per E-Mail an: jobs@xailabs.de

Dein Ansprechpartner rund um xailabs und dem Bewerbungsprozess ist Christoph Rettke. Er beantwortet gerne deine Fragen. Du erreichst ihn ebenfalls unter jobs@xailabs.de.